Esteettömyysdirektiivi ei suoraan edellytä mitään tiettyä tiedostomuotoa: saavutettavuusvaatimukset on pyrittävä täyttämään riippumatta siitä, mikä formaatti on käytössä.
1.1 Suosi epub 3 -formaattia
Vaatimukset on helpointa täyttää epub 3 -formaatin uudelleenjuoksutettavalla (reflowable) versiolla. Epub 3 -formaatin saavutettavuusvaatimukset on kattavasti kuvattu EPUB Accessibility -määrittelyssä.
Sisällöltään yksinkertaisten kirjojen kriittiset saavutettavuusvaatimukset on mahdollista täyttää myös vanhemmalla epub 2 -versiolla. Epub 2 -formaatin ominaisuudet eivät yleensä riitä rakenteeltaan monimutkaisille kirjoille.
Epub 3 -formaatista on mahdollista tehdä yhteensopiva sellaisten lukuohjelmien tai -laitteiden kanssa, jotka tukevat vain epub 2 -formaattia. Sen vuoksi ei ole syytä julkaista e-kirjoja enää epub 2 -formaatissa.
Tämä ohjeistus lähtee siitä, että tekeillä oleva julkaisu on formaatiltaan uudelleenjuoksutettava epub 3. Monet ohjeet ovat kuitenkin sovellettavissa myös epubin muihin versioihin tai toisiin e-kirjaformaatteihin.
Epub-muotoinen kirja on rakenteellisesti oikeastaan kokoelma tiedostoja: varsinaisten sisältötiedostojen lisäksi mukana on esimerkiksi sisällysluettelotiedosto, tyylitiedosto tai kyseisen epubin ominaisuudet ja sisällöt kuvaava opf-tiedosto. Epub-tiedostojen rakenteesta voi lukea lisää esim. Julkaise kaikille: Epubin anatomiaa aloittelijoille.
1.2 Käytä lukitun asettelun formaatteja vain harkiten
Epub 3 -formaatin asettelultaan lukittu versio eli ns. fixed layout ei valitettavasti ole täysin saavutettava. Lukitun asettelun epubissa tekstin ulkomuoto ei ole mukautettavissa käyttäjien tarpeisiin (esim. fonttikoon tai taustavärin mukauttaminen). Toinen ongelma on, että yleisesti käytössä oleva taitto-ohjelma ei tue semanttisen merkkauksen tuottamista lukitun asettelun julkaisuun. Myös lukemisjärjestyksen varmistaminen on haastavaa. Joskus lukitun asettelun kirjat tuotetaan niin, että kaikki sisältö on kuvamuodossa, jolloin avustava teknologia ei pääse käsiksi tekstiin.
Fixed layout -versiota tuleekin käyttää vain sellaisiin kirjoihin, joissa on perusteltu syy lukittuun asetteluun (esimerkiksi kuvakirjat, taidekirjat, sarjakuvat, määrämuotoiset ohjekirjat). Pääsisällön tekstin tulisi olla aitoa tekstiä, eli sitä ei pitäisi toteuttaa kuvina. Lisäksi on huomioitava muut soveltuvat saavutettavuusvaatimukset, kuten semanttinen merkkaus, lukemisjärjestyksen varmistaminen ja saavutettavuusmetatiedon tarjoaminen. Pdf-muotoisia julkaisuja voi verrata lukitun asettelun epub -formaattiin. Pdf-muotoisissa kirjoissa käyttäjä voi vain rajoitetusti vaikuttaa ulkoasuun. Jos sähkökirjaa tarjotaan ainoastaan pdf-muodossa, sen tulee täyttää saavutettavuusvaatimukset niiltä osin, kuin se on mahdollista.
1.3 Rinnakkaisversiot
Saavutettavuusvaatimusten täyttämiseksi riittää, että saatavilla on yksi saavutettava sähköisen julkaisun versio. Tämä tarkoittaa, että saavutettavan epub 3 -muotoisen julkaisun tai html-muotoisen verkkojulkaisun lisäksi voi tarjota esimerkiksi ei-saavutettavaa näköisversiota pdf-formaatissa. Versioiden on kuitenkin oltava saatavilla yhtä helposti. Hankintatilanteessa on käytävä ilmi, mikä versioista on saavutettava.